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Como implantar um sistema sem atrasar ou causar transtorno?
Um dos grandes problemas na área de tecnologia são projetos mal sucedidos de implantação de software. Alguns dos fatores mais problemáticos são os atrasos consecutivos na entrada do software em produção e a não conformidade do software em relação ao processo da empresa. Então segue a pergunta, como implantar um sistema sem atrasar ou causar transtorno?
O primeiro passo, é escolher uma pessoa com perfil gerencial e que
tenha total conhecimento dos processos da empresa e autonomia para
modificar estes processos caso seja necessário. Esta pessoa a partir de
então será o gerente do projeto, ela fará a gestão dos serviços.
O segundo passo, é escolher uma pessoa com conhecimento em tecnologia
para que auxilie o gerente do projeto a tomar decisões relacionadas a
tecnologia.
É necessário que o gerente do projeto faça um trabalho de mapeamento
detalhado dos processos internos da empresa, já aproveitando para
melhorar estes processos.
Agora que a sua empresa já possui um mapa de processos definido, defina o escopo de seu projeto e discuta com sua diretoria.
Busque os produtos (softwares/sistemas) ofertados no mercado e faça
um trabalho de comparação entre o seu processo (já redefinido com
melhorias) e os produtos encontrados. Caso não seja encontrado nenhum
produto (software/sistema) que tenha aderência de 65% ou mais a seus processos o recomendável é então contratar um serviço de desenvolvimento de software sob medida ou desenvolvimento de sistema sob encomenda.
Após ter definido o escopo do projeto e o fornecedor de serviços,
negocie prazos de entrega, lembrando que devem ser compatíveis com a sua
realidade mas também com a realidade de seu fornecedor.
No momento de negociar o ideal sempre é montar um cronogama em
conjunto com o fornecedor e colocar marcos onde o gerente de projeto
possa monitorar os trabalhos realizados ou seja possa fazer a gestão dos
serviços. Isto serve para sistemas de pequeno, médio e grande porte.
Lembrando que a implantação de um sistema é um trabalho em equipe
onde 50% é de responsabilidade do fornecedor e os outros 50% são de
responsabilidade do cliente. O fornecedor desenvolve e ensina o cliente
como deverá ser usado o sistema, mas o cliente é responsável por colocar
seus processos no ar e alimentar da melhor forma possível o sistema.
Com estas pequenas ações, qualquer trabalho de implantação de sistemas em sua empresa será um sucesso.
Diego André Bassani Ferri
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